În cadrul Proiectului “Rețeaua 2.0” (”Proiectul”), Asociația MagiCAMP (”Asociația”) realizează diferite operațiuni de prelucrare cu privire la datele cu caracter personal aparținând persoanelor vizate care își completează unul dintre fomularele disponibile pe website-ul wwww.reteaua.ro (“site-ul”).
Cadrul legal general este reprezentat de Regulamentul privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (UE) 2016/679 (“GDPR”) aplicabil în Uniunea Europeană, precum și legislația națională aplicabilă.
Asociația acționează în calitate de operator al datelor cu caracter personal, întrucât stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
În secțiunea următoare, Asociația a redat toate informațiile care sunt necesare pentru a înțelege
activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal.
I. Definiții
Pentru scopul acestei Note de Informare, vă rugăm să luați în considerare că termenii enumerați mai jos vor avea următorul înțeles:
a) date cu caracter personal – înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (“persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
b) prelucrare – înseamnă orice operațiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.
c) voluntar – este orice persoană fizică, fără deosebire de rasă, origine etnică, religie, sex, opinie, apartenenţă politică, care a dobândit capacitate de muncă potrivit legislaţiei în domeniul muncii şi desfăşoară activităţi de voluntariat. Voluntarii Asociației sunt inclusiv persoanele care desfășoară activităţi de voluntariat izolate, sporadic prestate, pentru Asociație.
De asemenea, menționăm că termenii care sunt definiți în cadrul GDPR vor avea același sens și în prezenta Notă de Informare atunci când vor fi utilizați.
II. Datele cu caracter personal prelucrate de Asociație
Proiectul își propune în principal să identifice farmacia în care se găsește medicamentul pe care persoana care completează formularul destinat pacientului („Beneficiarul”) îl consideră de negăsit și să informeze respectiva persoană în mod corespunzător. În secundar, Proiectul are nevoie de voluntari care să faciliteze implementarea cu succes a acestuia adresându-se astfel: farmaciștilor, care vor completa formularul destinat farmaciștilor („Farmacistul”), și persoanelor fizice fie care se deplasează dintr-un loc în altul și doresc să ajute cu transportul unui medicament de la farmacie la pacient și care vor completa formularul destinat transportatorului („Transportatorul”), fie care au medicamente în plus și vor să le doneze cuiva care are nevoie de ele, caz în care vor completa formularul destinat donatorului („Donatorul”).
Beneficiarul va fi contactat telefonic, prin e-mail, prin sms sau prin alte aplicații care permit comunicarea pentru a fi informat privind disponibilitatea medicamentului notificat de acesta Asociației ca lipsind sau fiind de negăsit. Pentru aceasta Asociația va colecta și prelucra următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresa de rezidență completă, numărul de telefon și adresa de e-mail.
Farmacistul va fi contactat prin intermediul Aplicației Rețeaua 2.0, primind notificări de la Asociație cu privire la medicamentele pe care aceasta încearcă să le găsească pentru Beneficiar. Farmaciștii pot răspunde Asociației în Aplicație dacă în farmacia acestora există medicamentul în cauză sau un medicament similar. Prin excepție, Farmaciștii vor putea fi contactați și prin sms, e-mail, telefonic sau prin orice alte mijloace care asigură comunicarea în vederea scopului menționat. Pentru aceasta Asociația va colecta și prelucra următoarele date cu caracter personal: numărul de telefon, ocupația, nume, prenume, locația farmaciei unde lucrează persoana vizată (i.e. numele farmaciei, adresa, județul, localitatea), programul farmaciei unde lucrează persoana vizată și un număr de telefon de contact al farmaciei.
Transportatorul va fi contactat telefonic, prin e-mail, prin sms sau prin alte aplicații care permit comunicarea pentru a se confirma ruta și disponibilitatea și pentru a fi pus în legătură cu farmacia și Beneficiarul pentru a asigura transportul medicamentelor. Pentru aceasta Asociația va colecta și prelucra următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, numărul de telefon, adresa de e-mail, data plecării și locația din care pleacă și data destinației și locația de destinație.
Donatorul va fi contactat telefonic, prin e-mail, prin sms sau prin alte aplicații care permit comunicarea pentru a fi pus în legătură cu Beneficiarul donației. Pentru aceasta Asociația va colecta și prelucra următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, numărul de telefon, adresa de e-mail.
III. Identitatea și datele de contact ale operatorului
Operatorul are sediul în Com. Brănești, sat Brănești, str. Nouă nr.12, jud. Dâmbovița, datele de contact fiind [email protected] și 031.437.82.69.
IV. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor
Toate cererile pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate vor fi adresate către Persoana Responsabilă cu Protecția Datelor la următoarea adresă de mail: [email protected].
În cazul în care se solicită informații suplimentare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către Asociație, vă rugăm să contactați Persoana Responsabilă cu Protecția Datelor la aceeași adresă de mail: [email protected].
V. Scopurile pentru care Asociația prelucrează datele cu caracter personal
Pentru Beneficiar: de a fi informat privind disponibilitatea medicamentului notificat de acesta Asociației ca lipsind sau fiind de negăsit.
Pentru Farmacist: de a fi chestionat privind disponibilitatea unui anumit medicament în farmacia în care lucrează.
Pentru Transportator: de a se confirma ruta și disponibilitatea pentru a fi pus în legătură cu farmacia și Beneficiarul pentru a asigura transportul medicamentelor.
Pentru Donator: de a fi pus în legătură cu Beneficiarul donației.
VI. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
Prelucrarea datelor cu caracter personal se bazează pe următoarele temeiuri legale:
• Prelucrarea este necesară pentru încheierea unor contracte, precum și executarea acestora – în cazul salvării datelor în documente care apoi ajung la voluntarii, angajații sau colaboratorii de încredere ai Asociației care ajută persoanele vizate în baza cererii acestora.
În lipsa furnizării datelor cu caracter personal Asociația nu va putea ajuta persoanele vizate, neputând furniza serviciile de care persoanele au nevoie.
• Prelucrarea va fi realizată în baza consimțământului persoanei vizate cu privire la prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal (i.e. datele medicale privind medicamentele necesare, precum și doza necesară).
VII. Destinatari sau categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal
Asociația transferă datele cu caracter personal către entități contractate de Asociație, precum: furnizori de cloud (Google – GSuite), servere, servicii de gestionare/trimitere e-mail (Google – GSuite) servicii de trimitere sms.
În afară de destinatarii menționați anterior, Asociația dezvăluie datele persoanelor vizate voluntarilor, angajaților și colaboratorilor de încredere ai Asociației doar în cazul în care acestea sunt necesare pentru implementarea Proiectului/identificarea farmaciilor în care există medicamentele căutate.
VIII. Transferuri către state terțe
Asociația nu transferă la acest moment date cu caracter personal către țări terțe.
IX. Perioada de retenție a datelor cu caracter personal
Datele colectate prin intermediul site-ului vor fi păstrate nu mai mult de 2 ani de la data completării formularului, cu excepția Farmaciștilor care vor avea cont valabil în Aplciație care nu este șters la cerere. Contul va fi șters automat, împreună cu datele cu caracter personal, dacă în intervalul de un an User-ul nu va accesa Aplicația
X. Drepturile persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
GDPR oferă o serie de drepturi pe care fiecare persoană vizată le are în ceea ce privește prelucrarea datelor sale cu caracter personal. Asociația asigură exercitarea acestor drepturi, așa cum sun ele descrise în cele ce urmează:
• Dreptul de acces – persoana vizată poate solicita confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către Asociație, iar în caz afirmativ, poate solicita accesul la acestea, precum și anumite informații despre acestea (menționate în art. 15 din GDPR). Pe bază de solicitare, Asociația va elibera și o copie asupra datelor cu caracter personal prelucrate. Solicitarea de copii suplimentare va fi tarifată în funcție de costurile efective realizate de Asociație; Asociația poate refuza să răspundă pozitiv unei cereri de acces în cazul în care persoana vizată depune o cerere în mod vădit nefondată sau excesivă.
• Dreptul la rectificare este aplicabil în situațiile în care Asociația deține date cu caracter personal inexacte sau incomplete, date pe care persoana vizată are dreptul să ceară să fie rectificate sau completate.
• Dreptul la ștergerea datelor în cazul în care datele nu mai sunt necesare Asociația sau când datele au fost prelucrate ilegal.
• Dreptul la restricționarea prelucrării aplicabil atunci când acuratețea datelor cu caracter personal este contestată, pentru perioada necesară în vederea administrării situației. Acest drept este, de asemenea, aplicabil când prelucrarea datelor este ilegală și ștergerea datelor nu a fost cerută. Vă indicăm articolul 18 din GDPR pentru a putea vedea toate situațiile în care se va putea restricționa prelucrarea datelor.
• Dreptul la portabilitatea datelor reprezintă dreptul persoanei vizate de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, comun utilizat și citibil de mașini și transmiterea mai departe a acestor date către alt operator. Acest drept la portabilitate va fi aplicabil numai cu privire la datele cu caracter personal pe care persoanele vizate ni le-au oferit și atunci când prelucrarea este realizată pe cale automată în vederea executării contractului încheiat de Asociație și persoana vizată.
• Dreptul de a se opune constând în posibilitatea de a te opune prelucrării, în baza unor temeiuri cu privire la situația particulara a persoanei vizate. Dreptul de a se opune se va aplica atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim al Asociației.
• Dreptul persoanei vizate de a-și retrage consimțământul pentru prelucrarea de către Asociație a datelor cu caracter personal. Persoanele care și-au dat consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter sensibil (i.e. datele medicale) de către Asociație vor putea să transmită retragerea acestui consimțământ printr-un mail la adresa [email protected] sau la numărul de telefon 031.437.82.69.
XI. Dreptul persoanei vizate de a depune o plângere unei autorități de supraveghere
Persoanele vizate care consideră că drepturile acestora au fost încălcate vor putea să se adreseze Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (https://www.dataprotection.ro/).
